Política de Protección de Datos Personales

ASECONTABLE (sistema web y aplicación móvil) · Última actualización: 22 de octubre de 2026

1. Responsable y alcance

Esta política explica cómo ASECONTABLE, titular del sistema del mismo nombre (sistema en línea de facturación electrónica, compras, inventario, cobros, contabilidad y obligaciones con el SRI, disponible en la web y en aplicación móvil), trata los datos personales de las personas que usan o cuyos datos se registran en el sistema.

Según el tipo de dato, actuamos en uno de dos roles definidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales:

• Responsable del tratamiento: sobre los datos de nuestros clientes y de los usuarios que acceden al sistema (cuenta, credenciales, contacto, facturación del servicio y registros de uso).
• Encargado del tratamiento: sobre los datos que cada empresa o persona usuaria registra de sus propios clientes, proveedores y demás terceros. En este caso el usuario es el responsable y nosotros tratamos esos datos únicamente por su cuenta, siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

2. Marco legal

• Constitución de la República del Ecuador, artículo 66, numeral 19: derecho a la protección de datos de carácter personal.
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo de 2021.
• Reglamento General a la LOPDP, Decreto Ejecutivo 904, Registro Oficial Tercer Suplemento 435 de 13 de noviembre de 2023.
• Normativa tributaria y contable que obliga a generar y conservar información (Código Tributario, Ley de Régimen Tributario Interno y Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios).

3. Datos que tratamos

No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, creencias, orientación sexual, datos biométricos, entre otros) para el funcionamiento del sistema; le pedimos no registrar este tipo de información. Nuestros servicios están dirigidos a empresas, profesionales y personas que facturan, no a niñas, niños ni adolescentes sin la supervisión y autorización de su representante legal.

4. Para qué utilizamos los datos

Los datos personales se utilizan exclusivamente para:

1. Crear y administrar cuentas de usuario, autenticar el acceso y controlar los permisos por rol y empresa.
2. Prestar el servicio contratado: facturación electrónica, compras, inventario, cobros, contabilidad, reportes y obligaciones con el SRI.
3. Emitir, firmar, autorizar y enviar comprobantes electrónicos al SRI y a los receptores, y generar declaraciones, anexos y archivos que la ley exige o que el usuario solicita.
4. Sincronizar la información entre la aplicación móvil y la nube, incluso cuando se registró sin conexión.
5. Facturar el servicio, gestionar cobros y comunicarnos con el cliente sobre su cuenta, soporte y cambios del servicio.
6. Brindar soporte técnico y atender consultas y requerimientos.
7. Mantener la seguridad del sistema: registros de auditoría, prevención de fraude y accesos no autorizados, respaldos y recuperación ante incidentes.
8. Cumplir obligaciones legales, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.
9. Medir el funcionamiento técnico del sistema (errores, rendimiento y disponibilidad) para mantener el servicio.

Estos tratamientos se fundamentan en la ejecución del contrato de servicio, el cumplimiento de obligaciones legales, el consentimiento del titular y el interés legítimo en la seguridad del sistema (artículo 7 de la LOPDP). La información de nuestros clientes se utiliza únicamente para prestar el servicio: no vendemos, cedemos ni comercializamos datos personales, no los usamos con fines publicitarios ni para perfilamiento, y no usamos los datos que los usuarios registran de sus clientes o proveedores para fines propios.

5. Dónde se almacenan los datos

• En su dispositivo: la aplicación móvil y el navegador pueden guardar cierta información de forma local (por ejemplo, borradores, catálogos, historial y comprobantes pendientes de sincronizar) para mejorar el rendimiento y permitir trabajar sin conexión.
• En la nube: el sistema sincroniza y guarda la información en servidores administrados por ASECONTABLE o por proveedores de infraestructura en la nube.

6. Con quién se comparten

Solo compartimos datos cuando es necesario para la finalidad indicada:

• Servicio de Rentas Internas (SRI): autorización de comprobantes electrónicos, consultas de documentos y declaraciones.
• Receptores de comprobantes: envío del documento electrónico por correo o mensajería al cliente o proveedor correspondiente.
• Proveedores tecnológicos (alojamiento en la nube, bases de datos, almacenamiento, correo electrónico, monitoreo y analítica web), que actúan como encargados bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. Algunos de ellos pueden estar fuera del Ecuador; en esos casos la transferencia internacional se realiza con las garantías exigidas por la LOPDP.
• Autoridades: cuando exista una orden judicial o un requerimiento legal.

7. Tiempo de conservación

Conservamos los datos mientras se mantenga la relación de servicio y, después, durante los plazos que exige la ley. En materia tributaria, los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios deben conservarse durante siete (7) años (artículo 41 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios); la información contable se conserva según su normativa. Cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma segura.

8. Medidas de seguridad

• Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) y contraseñas almacenadas con algoritmos de cifrado no reversibles.
• Separación de la información por empresa y control de acceso por roles y permisos.
• Registro de auditoría de las acciones de los usuarios.
• Respaldos periódicos y procedimientos de recuperación.
• Acceso del personal técnico limitado a lo necesario para soporte y mantenimiento, bajo confidencialidad.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos personales, la notificaremos a la Autoridad de Protección de Datos Personales dentro del plazo legal y a los titulares afectados sin dilación, según los artículos 43 y 46 de la LOPDP.

9. Sus derechos

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Información: conocer qué datos tratamos, con qué finalidad y a quién se comunican.
• Acceso: obtener una copia de sus datos personales.
• Rectificación y actualización: corregir datos inexactos o incompletos, o editar los que hayan cambiado.
• Eliminación: solicitar que se borren sus datos cuando ya no sean necesarios, se haya revocado el consentimiento o su tratamiento no cumpla la ley.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos, como el envío de comunicaciones comerciales.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Suspensión del tratamiento: pedir que se limite el uso de sus datos mientras se resuelve una solicitud o reclamo.
• No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que le afecten significativamente.
• Revocar el consentimiento otorgado, sin efectos retroactivos.

10. Cómo ejercer sus derechos

Envíe su solicitud al correo asecontableec@gmail.com con el asunto "Derechos de Datos Personales – ASECONTABLE", indicando:

1. Nombres completos y número de cédula, RUC o pasaporte.
2. Copia de su documento de identidad o firma electrónica que permita verificar su identidad (o el poder del representante, si actúa en nombre de otra persona).
3. El derecho que desea ejercer (acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad o suspensión).
4. Los datos concretos sobre los que trata la solicitud y, para rectificaciones, la información correcta con su respaldo.
5. La empresa relacionada y un correo para notificarle la respuesta.

La solicitud es gratuita. Responderemos en un plazo máximo de quince (15) días contados desde el día hábil siguiente a su recepción. Si falta información, se la pediremos dentro de ese plazo.

Si sus datos fueron registrados por una empresa o persona que usa ASECONTABLE (por ejemplo, usted es cliente o proveedor de esa empresa), ella es la responsable del tratamiento: le recomendamos dirigirse primero a ella. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud y la apoyaremos para atenderla.

Los usuarios del sistema también pueden actualizar sus datos de cuenta desde la opción de perfil, y los administradores de cada empresa pueden corregir los datos de clientes y proveedores desde sus respectivas pantallas.

11. Reclamos ante la autoridad

Si considera que su solicitud no fue atendida o que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales, autoridad de control establecida en la LOPDP.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. La versión vigente estará siempre disponible en el enlace "Protección de datos personales" al pie de página del sistema, con su fecha de actualización.